Tre consigli e la conferenza stampa sarà perfetta

Sono tanti i lavori che, nel loro insieme, vanno a creare quell’attività complessa e affascinante che è la gestione della comunicazione di un’azienda piccola o grande. Ma pochi sono emozionanti come l’organizzazione conferenze stampa: occasioni uniche per annunci importanti come fusioni, nuovi prodotti, o l’introduzione di una tecnologia innovativa, che si desidera naturalmente far giungere al pubblico nella forma migliore e tramite canali qualificati (Altrapagina ne è un esempio eccellente), che sia a livello nazionale oppure circoscritto. Non è possibile, naturalmente, ridurre un lavoro così rilevante a semplici regolette elementari; si possono però ravvisare pochi consigli validi, e semplici, per iniziare la progettazione con il piede giusto:

1) Scegliere con cura chi parlerà, e prepararli con attenzione

Questo primo avvertimento potrebbe, a qualcuno, sembrare poco riguardoso di quanto siano in effetti importanti le notizie e le comunicazioni, di ogni tipo, che saranno contenuto della conferenza stampa in oggetto, ma in realtà non fa che esprimere una regola ben conosciuta e testata della comunicazione di qualsiasi idea: il canale vale quanto il messaggio, e la scelta delle persone che esporranno i vostri annunci – così come il modo in cui lo faranno – peserà quasi certamente, sull’effetto finale e sulla ricezione delle notizie importanti che dovete divulgare, molto più del contenuto delle notizie stesse. Come scegliere? La logica raccomanderebbe di deputare il compito ad un esperto di comunicazione o di marketing, ma d’altro canto, sia per un fatto di corretttezza che anche di efficacia comunicativa e d’immagine, è importante dare voce a chi è stato più coinvolto negli eventi che si andranno a spiegare. La scelta migliore è quindi quella di abbinare le cose, affidando la gestione e il coordinamento della comunicazione ad un esperto del settore, e riservando ruoli e parti precise a chi ha portato, nei fatti, a far accadere quanto stiamo raccontando ai giornalisti.

2) Identificare una location appropriata

Non sempre la sede della propria azienda, per tante ragioni, è la scelta ideale per ospitare la vostra importante conferenza stampa. Una ragione può essere quella di mancare dei locali adatti ad accogliere il numero di reporter e giornalisti che vi aspettate intervengano all’evento; in tal caso, è consigliabile cercare fra gli hotel e i centri direzionali della zona una sala da prendere in affitto che abbia le dimensioni necessarie. Inoltre, un fattore importantissimo per assicurarvi che quanto detto alla vostra conferenza stampa arrivi sulle pagine dei giornali è quello di offrire ai giornalisti un modo agevole e veloce di riferire alla redazione quanto avranno sentito: assicuratevi che la copertura Wi-FI, e se ci sarà la Radio quella ISDN, siano eccellenti. In breve, fate sì che tutto sia il più possibile facile e comodo per i giornalisti.

3) Realizzare una Cartella Stampa a regola d’arte

Sovente la si prepara di fretta e senza cura, e invece la Cartella Stampa è indispensabile per generare interesse: va pensata come una Brochure per i giornalisti, che presenti il vostro evento, e merita quindi la stessa cura che dedicate ai vostri altri materiali promozionali. Ricordate che, oltre ad accrescere le probabilità che il vostro annuncio durante la conferenza stampa arrivi ad essere presentato in un articolo, crearvi una buona nomea con i giornalisti significa anche potervi posizionare come figure a cui si rivolgono per un parere sul vostro settore, e quindi autorità nel vostro campo: un’ottima pubblicità.