L’Italia potrebbe archiviare in digitale tutto il suo patrimonio documentale

La letteratura ci ha trasferito immagini di biblioteche con raccolte confuse, basta pensare all’immagine dell’Azzecca-garbugli di manzoniana memoria o ai polverosi archivi de il “Il nome della rosa” di U. Eco.

Quanti passi abbiamo fatto in avanti da quei tempi. Con i moderni strumenti di lettura ottica e di riconoscimento documentale, è possibile archiviare una mole di documenti incredibile con poche applicazioni e passaggi e senza quella romantica ma confusa immagine.

La legge rende necessaria la digitalizzazione

La digitalizzazione informatica è una necessità per un ente o per una attività privata.
Il D.lgs. n. 82/2005 del Codice dell’Amministrazione Digitale è intervenuto nella pubblica organizzazione per rendere digitale tutti i processi. Successive norme applicative hanno più volte derogato alle disposizioni, indicando dei termini dilatati entro il quale il processo si doveva definitivamente compiere.

Il codice della trasparenza della pubblica amministrazione, unito alla legge n. 241 del 1990 sull’accesso agli atti amministrativi da parte degli interessati, hanno di fatto costretto gli enti a dover creare degli archivi accessibili a chiunque ne facesse richiesta.
Con l’introduzione dell’accesso civico generalizzato (tutti possono visionare i documenti d’interesse pubblico), operato con il d.lgs. 25 maggio 2016, n. 97 , ogni pubblica amministrazione si è dovuta dotare di un albo pretorio online.

Questo processo avvenuto rapidamente, ha costretto gli enti ad accelerare i processi di digitalizzazione e d’inserimento dei dati in archivio, complicandosi con i documenti cartacei.
In tal senso, gli enti hanno dovuto formare il personale nell’uso di alcuni dispositivi digitali che permettessero di riconvertire il processo del protocollo e dell’archiviazione dei documenti.

Più volte la legge ha imposto la completa digitalizzazione dell’amministrazione pubblica e in minima parte anche delle società private, prima entro il 2015, poi per il 2018, in seguito vi sono state numerose deroghe che hanno allungato i tempi attuativi.

Avere la capacità di gestire la documentazione digitale e cartacea, potendole poi convertire in file compatibili ai programmi e archiviabili, è una delle prerogative di efficienza ed efficacia che una qualsiasi attività o professionista deve detenere.

Come digitalizzare

Se è ormai quasi chiaro come creare i documenti digitali, utilizzando uno dei tanti software a disposizione sul mercato, non tutti conoscono le modalità come generare i file con un PC partendo da fonti cartacee.
Oggi è possibile trasformare un segno, un tratto o una linea impressa su un foglio in un documento o un file compatibile con i programmi di scrittura, di calcolo o di archiviazione.

Questo rivoluzionario processo è favorito da una serie di applicazioni e di dispositivi che consentono di risolvere ogni problematica in tal senso, come si evince sul sito datasis.it che presenta una interessante ed esaustiva riflessione sulla tematica, presentando una a una tutte le più recenti opportunità del riconoscimento testuale e della lettura ottica.
Oggi tutti i dispositivi sono in grado di comunicare tra di loro e di convertire i documenti importati in un unico data base.

La semplificazione alla base della digitalizzazione

Disporre di strumenti di lettura ottica o di riconoscimento di un testo cartaceo è un facilitatore di processo non solo per le organizzazioni amministrative o aziendali, ma per ogni utente che utilizza i dispositivi informatici.
Quante volte abbiamo avuto l’esigenza d’importare un documento tramite la fotocamera di un telefonino.

La fotocamera non fa altro che scattare una foto e genera un’immagine, senza riuscire a elaborare il documento che in alcuni casi risulta esser anche sfocato.
Con alcuni applicativi si può trasformare la video camera di un telefonino in uno scanner, con il quale importare un documento che sarà poi elaborato in un file, a sua volta modificabile.
Il tradizionale scanner è una porta con la quale convertire un qualsiasi segno in un font riconoscibile dai dispositivi informatici.

Immaginiamo quante sarebbero le difficoltà per acquisire i documenti come fatture e bolle di accompagnamento senza uno strumento di lettura ottica, o il semplice discarico della merce in un grande magazzino.

Si potrebbe avviare in Italia un grande processo di archiviazione di tutta quella mole di documenti e di scritti che sono un vero patrimonio della umanità, che fanno del nostro paese uno scrigno di tesori accessibile a tutti con la digitalizzazione.